Já não falta muito para entregar a declaração de IRS e, apesar dos benefícios fiscais serem cada vez menores, continua a ser importante guardar e organizar todos os documentos necessários, de modo a que seja mais fácil preencher a sua declaração.
Dos documentos que precisa organizar, contam-se, entre outros, as despesas de educação, as despesas de saúde, as despesas com seguros ou as despesas com crédito habitação. Por isso, e para que não perca nenhum destes recibos, assim como outros documentos importantes, deixamos-lhe algumas dicas de organização:
– Escolha um sistema de arquivo que melhor se adapta a si. Por exemplo, pastas ou dossiers com separadores;
– Classifique as pastas ou os dossiers;
– Para o dossier com o assunto “IRS”, crie divisões separando-as por ano. Para cada ano, crie divisões ainda menores onde especifica as diferentes faturas (relacionadas com a saúde, relacionadas com a educação, etc.), para que não se perca nada. Pode acontecer que alguma das suas faturas funcione como garantia e, nesse caso, vai precisar de as guardar por pelo menos dois anos;
– E já que falamos em tempo, durante quanto tempo deve guardar os documentos? Há documentos que devem ser guardados durante toda a vida como são as escrituras, os diplomas/certificados de formação académica, certidões de nascimento, boletins de saúde, contratos de trabalho, recibos de vencimento. No caso das faturas e recibos que serviram para que preenchesse a sua declaração de IRS, é importante guardá-las durante pelo menos 1 ano para o caso de ser necessário fazer alguma reclamação;
– E já que estamos na era das novas tecnologias, a organização de documentos também pode ser feita digitalmente. Há documentos (como as declarações de IRS) que já podem ser preenchidas e guardadas no seu computador, no seu e-mail ou num sistema como a dropbox. O método é o mesmo: organizar por pastas e sub pastas. E mesmo que não exista um registo online dos seus documentos, existe sempre a hipótese de os digitalizar, organizar e guardar. É sempre uma outra forma de não perder o rasto aos seus documentos.